加强文档编写使用的组织管理

　　软件文档管理主要可以从两方面讲，一方面是软件文档编写过程管理，一方面是软件文档使用过程管理。要想编写出高质量的软件文档，并充分发挥软件文档的作用，必须加强软件文档管理工作。
　　软件文档编写过程管理
　　软件文档编写过程管理主要包括：软件文档编写计划管理、软件文档编写进度管理、软件文档评审管理、软件文档维护管理等内容。
　　(1)软件文档编写计划管理
　　对于一个具体的软件系统，系统负责人员必须根据有关要求确定文档编制计划，并指定专人负责管理。这些计划应包括：
　　?明确编制文档的种类、数量，确定文档编写的详细程度，提出文档的预期读者。
　　?明确文档编制负责人、审查负责人、批准负责人。
　　?明确文档编制完成时间及进度要求。
　　?明确各种文档的维护、修改、管理负责人及批准手续。
　　在制定文档编写计划时，必须保证计划的科学性、合理性和权威性。同时应明确提出保证计划顺利实施的措施和办法。
　　(2)软件文档编写进度管理
　　软件文档编写工作是与软件开发工作同步进行的。为了确保软件开发计划的顺利实施，确保软件开发高质量按时完成，软件文档必须在相应时间内按时完成。这就要求软件文档编写工作必须有一个与软件开发进度相适应的编写进度计划，并在编写过程中认真执行这个进度计划，从而保证文档编写工作高质量按时完成。
　　在控制软件文档编写进度时，必须充分考虑软件开发进度安排，并保证与其同步。为此可在软件开发进度月报上将软件文档编写进度情况反映出来，并进行相关考核。另外'在制定软件文档编写进度计划时，必须明确提出未能按时完成进度时应采取的补救措施和办法。
　　(3)软件文档评审管理
　　软件文档编写完成后，必须经过评审。只有评审通过了才能作为正式文档，此时的文档才可使用或发行。
　　软件文档评审管理主要是建立一套评审规则，明确任务和责任。对于不同规模系统，参加评审的人员有所不同，但对评审人员有一个统一要求，即软件文档评审组人员必须有了解系统对应部分情况的人员，必须有文档使用人员代表，必须有文档管理人员等；这些人员中有的人可以代表一方，也可代表多方，可视情况和需要而定。软件文档评审组人员的任务就是找出文档编写的错误、缺点和不足，并提出可行的修改意见和建议；软件文栏评审组人员的责任就是保证通过评审的文档质量。软件文档评审组负责人和评审人员必须在软件文档评审表上写明评审意见并签名，此表应与文档一起存档备查。
　　(4)软件文档维护管理
　　在系统开发过程或应用过程中，可能由于种种原因需要对有关文档进行修改，对此必须有一套完整的文档维护管理方法。
　　软件文档维护一般包括几个阶段：
　　?提议。提出对软件文档进行维护的有关人员应填写一份维护建议表，说明维护的文档名称、内容、位置及维护原因等。
　　?评议。由有关人员对维护建议进行评议，包括维护的必要性、维护的使用范围维护方法、步骤及实施计划等。
　　?审核。审核维护的目的、要求，核实维护活动将带来的影响、维护计划的可行性等。
　　?批准。由有关人员批准（多数为系统负责人）维护计划，包括维护工作的先后顺序、维护内容及完成日期、执行标准等。