电子文件检索的含义

　　电子文件的检索与一般的电子信息检索最大的区别在于检索对象的不同，即文件信息与一般信息之间的差异，电子文件检索信息的存储单元是一份文件所有具有检索意义的特征，这些特征是互相联系的。对检索的理解有广义和狭义之分。广义的检索包括存储和查找两个相反方向的过程——存储具有检索意义的文件信息，查找出所需文件信息，这两项工作的匹配程度反映了检索工作的效率。狭义的检索仅指文件信息的查找过程。本教材采用的是广义的检索概念，将存储和查找当做一个整体来研究。
　　文件检索工作的任务是正确、全面地分析文件相关信息，以有效的方式为用户提供服务，满足其多方面的检索需求。电子环境下，由于文件记录方式和文件特性的改变，存储检索信息的方法、提供利用的手段、用户的需求都将发生一系列的改变，所有这些对检索的内容和方式产生巨大的影响，并由此影响到整个电子文件管理及其开发利用工作。
　　表示的是电子文件检索的过程，反映了电子文件检索的基本工作原理。图的左面一列描述的是存储过程：借助于一定的方法、工具，将文件当中具有检索意义的特征，包括内容、结构和背景特征标识出来，并组织成为有序的、相关的数据集合予以存储；图的右面一列描述的是查找过程：用户首先需确定检索途径，即检索的角度，选择检索标识，形成最终的检索表达式并提交给检索系统，最后系统返回检索结果。如果用户提交的检索表达式中的用语与检索数据库中的用语一致（或相关），便可实现有效的检索。因此，表达文件特征的语言和用户的语言之间应保持精确的对应关系，这种对应关系往往需要借助于高度规范化的检索语言（如分类号、主题词）来实现。需要说明的是，检索语言一般仅表达文件的主题概念，但是用户有时并不从主题概念人手查找信息，因此表达检索标识的用语不仅包括检索语言，还包括一些自然语言。
　　根据检索任务执行单位的不同，目前存在两种类型的电子文件检索工作：现行机构电子文件检索与档案馆电子文件检索。其中，现行机构内部对电子文件的检索需求较为稳定，检索途径也相对简单，对于形成部门而言，有时只需借助文件名便可查找到所需文件，这是由机构内电子文件利用者需求相对稳定的特点所决定的。文件是业务活动的产物，机构文件的利用大都是为业务活动服务的。那些重要的职能活动中形成的文件往往具有较高的利用率。
　　档案馆在保管和开发利用文化资源方面正发挥着越来越重要的作用，提供电子文件（档案）检索服务是其一项主要的业务工作，也是信息时代档案馆开拓事业的一个契机。较现行机构而言，其情况要复杂得多。一方面，用户类型多样，检索需求不那么稳定，检索途径多元化；另一方面，文件信息来源广泛，导致文件的格式多样、联系复杂、对信息安全的要求不一，因此检索系统的组织与开发任务比较繁重。由于电子文件具有流动性，电子文件的保存将由现行机构和档案馆共同承担，所以这两个部门的检索系统应有接口。