文档管理软件产生的必然性

　　随着我国成功加入WTO及信息化浪潮的日益临近，企业经营管理机制正在发生着根本性的变化，企业要想在激烈的市场竞争环境下求得生的存,就必须有效地利用人才、时间、信息结合的优势，就必须有效地进行企业内部改革和加强企业管理。借助现代信息技术和管理理论，建立企业文档管理系统势在必行。
　　在企业中对文档管理的方式一般有2种：
　　第一种是对文档不做管理，任由文档散落在员工的个人电脑上，员工可以随意的传送文档，也可以将重要的文档带出公司。这样的做法对企业的坏处是显而易见的，一、文档没有集中管理，资源无法高度利用。；二、散落的文档没有权限的控制，容易造成安全隐患。企业的机密文档流失，不知道是谁把文档泄露出去；三、员工之间文档共享困难。员工不知道自己需要的文档在谁的电脑上，查找起来耗费大量的时间和精力。
　　第二种是建立专门的文档服务器，把企业的文档都集中管理起来，同过权限控制文档的安全和流传。有专门的文档服务器对企业的文档起到了一个基本的安全、控制的管理，但是文件服务器的缺陷是不容忽视的。一、文件服务器权限设置复杂，权限类型与组合有限；二、没有版本控制，一个文档有多个版本，不易查找；三、没有操作日志，文档被谁做了什么操作都不知道；四、一旦文件服务器系统崩溃，重建的工作繁重；五、如果有员工出差，想要访问文档服务器中的文档是很麻烦的。
　　数据信息处理工作量大，容易出错；由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。总的来说，缺乏系统，规范的信息管理手段。尽管有些单位有计算机，但是尚未用于信息管理，没有发挥它的效力，资源闲置比较突出，这就是管理信息系统的开发的基本环境。一款文档和目录管理软件，可以提高各种规模的商业组织优化文档管理流程，提高安全性。不像纸质文档，电子文档可以方便的跟客户，同事以及其他人共享，可以给不同的人赋予不同的访问权限。删除，打印，电邮等特殊权限可以赋予不同的用户。