选择文档管理软件的方法

　　管理学者彼得·杜拉克早在一九六五年即预言：“知识将取代土地、劳动、资本与机器设备，成为最重要的生产因素”。近年来，知识管理的概念越来越热，有越来越多的企业和机构开始关注知识管理。企业在管理过程中往往会浪费巨大的传输成本，成本居高不下，吞噬者企业的利润。据相关统计，平均企业每年花费的协同工作及传输成本占总成本的20%，一些特殊行业如建筑工程、制造行业等，往往经常需要给各个部门传送大量的图纸资料以及生产文件等，不仅速度缓慢浪费了大量的时间，而且传输成本居然高达生产总成本的30%！企业管理者明知是哪些环节出现了问题，却对此束手无策。不仅如此，文件经多人编辑后还会造成文档版本的混乱，成为企业管理中又一重大隐患。如何越过协同工作中的“无形陷阱”成为了企业管理中的一大难题。
　　为了解决企业协同管理工作的问题，相继出现了一些文档管理软件，较为知名的是TeamDoc文档管理系统，对于协同工作中的问题，给予了完美的解决方案：系统可以为企业搭建文档的集中储平台，可以通过互联网访问系统，随时随地协同办公；支持文档的在线协同编辑，在方便协同工作的同时保证文档版本的一致性；系统为企业量身定制了权限机制，可以在系统中针对人员和文件设定相应的权限，保护文档在协同工作中不被他人随意操作；可以给文档增加编辑功能，方便协同工作中意见的交流；系统有目录订阅功能，文档变动可以第一时间发送通知；全面的文档审计功能完全符合企业对文件的审计标准，能够清晰完整的记录系统中每个文档整个生命周期的所有操作；系统具备修订版管理功能，可以保留修改的每一版本与原始版本，必要时可以进行查看、下载与回退；支持多媒体在线播放与工程图纸等各种形式文档的导入集中存储的功能，方便用户的使用。
　　要选择文档管理软件不仅要从功能入手考虑，还要综合产品的服务。软件不仅仅是产品，更是服务，是产品和服务的混合体，因此，选择软件与其说是选择产品，不如说是选择一个长期的合作伙伴。TeamDoc文档管理系统厂家提供一次购买，终身免费升级和提供终身免费的技术支持的服务。实现软件自动化管理、人性化、易操作。选择最适合的文档管理软件，让您的企业在秩序中稳步发展。